Privacyverklaring Stichting Hospice Zwolle 

Waarvoor zijn uw gegevens nodig?

Om u  goed te kunnen ondersteunen en u de zorg te geven die u wenst of nodig heeft, vragen wij u tijdens het eerste gesprek een aantal gegevens van persoonlijke aard. Deze gegevens leggen wij op een behoorlijke en zorgvuldige wijze vast en worden in een dossier bewaard. Deze gegevens kunnen gedurende uw verblijf aangepast worden, indien dit noodzakelijk is voor een goede zorgverlening.

Ook kunnen wij uw gegevens gebruiken om gewenste nazorg te verlenen.

Daarnaast hebben wij deze gegevens nodig om verantwoording af te leggen aan de instanties die ons subsidiëren en zich moeten verantwoorden over de besteding van gemeenschapsgelden. Uiteraard worden uw gegevens hiervoor geanonimiseerd.

Soms worden er door derden geanonimiseerde persoonsgegevens opgevraagd voor wetenschappelijk onderzoek of statistiek. Geanonimiseerde persoonsgegevens zijn dus niet tot u als persoon herleidbaar.

Ook onze landelijke koepelorganisatie VPTZ vraagt jaarlijks om de gegevens mede in het kader van de kwaliteitsbewaking. Alleen de coördinator is bevoegd om over deze aanvragen te beslissen en draagt zorg voor de verstrekking daarvan.

Welke gegevens worden er bewaard in Hospice Zwolle en waarom?

Wij verzamelen en bewaren onder meer de volgende gegevens en kunnen die ook gebruiken voor een goede zorgverlening.

-     naam, adres en woonplaats

-     algemene gegevens zoals geboortedatum, burgerlijke staat, naam huisarts, gegevens contactpersoon, thuiszorgorganisatie

-     uw wensen rondom de zorg en de voortgang tijdens uw verblijf

-     overdracht tussen vrijwilligers onderling

-     gegevens die nodig zijn voor een goede zorgverlening door vrijwilligers

-     facturen voor de eigen bijdrage en gemaakte kosten in het hospice

Vertrouwelijke omgang met uw gegevens en geheimhoudingsplicht

Wij gaan uiterst vertrouwelijk en zorgvuldig met uw gegevens om, uw privacy blijft gewaarborgd. Alle gegevens worden beveiligd bewaard zodat niemand ze kan inzien die daar niet het recht toe heeft. In Hospice Zwolle zijn de coördinatoren en hun vervangers bevoegd uw gegevens op te vragen en in te zien.

Hiertoe hebben de coördinatoren en hun vervangers elk een eigen wachtwoord, die alleen bij hen bekend is en is de ruimte waarin gegevens worden opgeslagen niet vrij toegankelijk.

De vrijwilligers krijgen de benodigde informatie via een schriftelijke overdracht in een map waarin alleen uw gegevens te vinden zijn. Deze bewaren we in een afgesloten kast. De onderlinge overdracht tussen vrijwilligers en tussen professionals en vrijwilligers gebeurt achter ‘gesloten deuren’.

In principe delen we geen gegevens met derden. Dat doen we alleen als er een als er een goede reden voor is of een wettelijke verplichting. Soms is het bijvoorbeeld in uw  belang dat andere professionals (bijvoorbeeld een huisarts of thuiszorgorganisatie) gegevens krijgen van de coördinator of vrijwilligers. Deze worden alleen verstrekt na uw toestemming en indien het nodig is voor een goede zorgverlening.

Bestuur, coördinatoren en vrijwilligers hebben bij indiensttreding of start van hun vrijwilligerswerkzaamheden een overeenkomst getekend die uw privacy waarborgt en een geheimhouding oplegt. Deze waarborging en geheimhouding geldt ook na het verstrijken van hun overeenkomst.

Uw persoonlijke gegevens worden 2 jaar na uw vertrek uit het hospice vernietigd, tenzij er in financiële zin of in het kader van een klachtafhandeling nog lopende zaken zijn. Dan geldt de datum van afronding als einddatum.

In verband met de fiscale bewaarplicht zal de financiële administratie 7 jaar bewaard blijven na vertrek uit het hospice.

Uw rechten

U heeft altijd het recht te weten welke gegevens wij noteren en waarom, daarnaast kunt u altijd de gegevens inzien, een afschrift vragen en gegevens laten wijzigen/aanvullen of verwijderen. Het wijzigen/aanvullen van uw gegevens kan alleen indien deze feitelijk onjuist zijn. Dit geldt ook voor degenen die wettelijk door u gevolmachtigd zijn. Hospice Zwolle heeft een protocol over het inzien, afschrift vragen, wijzigen of vernietigen van uw gegevens.

U heeft ook het recht om te weten wie er toegang hebben gehad tot uw dossier (loggin gegevens)

Als u dat wilt, dan geven we uw gegevens ook aan andere organisaties door. Dit heet het recht op dataportabiliteit.

Na uw overlijden kunnen er geen gegevens meer worden opgevraagd door derden, uitgezonderd zijn hiervan de gegevens die betrekking hebben op de nota’s.

Wij vragen u nadrukkelijk, middels het zetten van een handtekening, toestemming voor het vastleggen van deze gegevens. U kunt altijd deze toestemming weer intrekken.

Klachten

Indien u van mening bent dat dit reglement door Hospice Zwolle niet of onvoldoende wordt nageleefd, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit persoonsgegevens.

Publicatie

Gasten worden geïnformeerd over de verzameling en bewerking van gegevens door Hospice Zwolle door duidelijke publicatie van dit privacyreglement op de website van Hospice Zwolle en door vermelding in de folder "praktische informatie" die elke gast krijgt. 

mei 2018